Bevált gyakorlatok

Bevált gyakorlatok a rendezett adatokhoz és a hatékony napi használathoz.

Átgondolt sablonok

• Csak azt a mezőt tegye kötelezővé, ami nélkül a munka valóban nem zárható le.
• Beszédes mezőneveket adjon, hogy a helyszínen ne kelljen találgatni.
• Új mezőt előbb egy próbamunkalapon, telefonról is nézzen meg.
• Kevés, jól elkülönülő sablon jobb, mint sok hasonló.

Helyszíni munka

• A munkaidőt és az anyagokat még a helyszínen rögzítse, ne utólag emlékezetből.
• Térerő nélkül is dolgozhat, de a kapcsolat visszatérésekor várja meg a szinkronizálást.
• Az anyagokat lehetőleg a raktárkészletből vagy vonalkóddal válassza, ne kézzel gépelje.

Aláírás előtt

• Az ügyféllel együtt nézze át az elvégzett munkát, a munkaidőt és az anyagokat.
• Aláírás után a munkalap nem módosítható, a javításhoz új verzió kell.
• Az aláírt PDF-et küldje el az ügyfélnek e-mailben, így neki is megvan a példány.

Rendezett iratok

• Minden dokumentumnál adja meg a kategóriát és a kapcsolódó munkalapot vagy ügyfelet.
• Határidős iratnál mindig töltse ki a határidőt.
• Egységes megnevezést használjon, így a keresés gyorsabb.
• A régi iratot archiválja, ne törölje: a megőrzési kötelezettség így követhető.

Biztonság és jogosultság

• Mindenki saját fiókkal dolgozzon, a belépési adatokat ne ossza meg.
• Mindenki a munkájához szükséges legalacsonyabb jogosultságot kapja.
• Közös tableten használat után jelentkezzen ki.